Thao tác cơ bản với dữ liệu trên worksheet của Excel 2013

Thao tác cơ bản với dữ liệu trên worksheet của Excel 2013
access_time 10/27/2015 11:35:45 PM
person Đào Minh Giang

Các cell trong worksheet chứa gì?

Thông thường, các cell trong worksheet chứa hai loại thông tin:
  1. Dữ liệu thông thường: đây là các dữ liệu thể hiện bằng chuỗi các ký tự, các con số, giá trị thời gian (ngày, tháng, năm, giờ…)
  2. Công thức: bình thường, các công thức sau khi tính toán sẽ có thể ra các kết quả là chuỗi ký tự, con số, thời gian và ở chế độ xem bình thường bạn chỉ nhìn thấy trên cell là các kết quả sau khi tính toán
Ghi chú: Trong Excel giá trị thời gian thực chất được Excel lưu trữ bằng dạng số thực. Trong đó mỗi giá trị nguyên tăng / giảm tương ứng với một ngày tới tương lai hai lùi lại quá khứ. Phần lẻ thập phân sẽ được chia ra để thể hiện 24 giờ trong ngày.
Tùy theo định dạng (format) của cell mà ta có thể thấy cùng một giá trị gốc nhưng có thể khi thể hiện nhìn ra lại khác đi

Các thao tác cơ bản với dữ liệu trên worksheet

Copy (sao chép)

Trong Excel thao tác copy và dán (paste) có một số khác biệt với thao tác này ở các ứng dụng khác đó là bởi vì:
  • Các loại thông tin dạng công thức sẽ tự động biến đổi tương ứng các chỉ số dòng và cột tùy độ lệch của vị trí dán và vị trí gốc
  • Trong Excel có thể sao chép định dạng thay vì thông tin cell
  • Tính năng dán đặc biệt (Paste Special) cho phép dán chuyển thông tin dạng cột sang dòng hay ngược lại
  • Thay vì sao chép thông tin công thức ta có thể sao chép giá trị đã được tính toán ra
Ghi chú: Thông thường các bạn đã quen với thao tác copy / paste với phím tắt Ctrl + CCtrl + V, tuy nhiên thao tác paste có thể thực hiện thuận tiện hơn bằng phím Enter

Cut (cắt)

Cắt (cut) và dán (paste) sẽ di chuyển thông tin từ cell (hoặc vùng chọn) sang vị trí mới. Phím tắt để thực hiện là Ctrl + X để cắt và Ctrl + V (hoặc Enter) để dán.

Di chuyển (move)

Đây là thao tác di chuyển toàn bộ thông tin sang vị trí mới, thao tác này về cơ bản giống như Cut/paste tuy nhiên có một số điểm khác:
  • Ta chỉ có thể di chuyển trong nội bộ một worksheet
  • Khi di chuyển đến vị trí mới mà có thể gây ghi đè mất dữ liệu thì Excel sẽ cảnh báo ta để xác minh có thực sự muốn làm không.

Với thao tác này thì ta không sử dụng phím tắt mà sử dụng chuột bằng cách:
Di chuyển chuột đến vùng biên giới vùng chọn, con trỏ chuột sẽ biến đổi thành mũi tên 4 chiều, khi đó ta nhấn giữ phím trái chuột và kéo rê để di chuyển vùng chọn tới vị trí mới.

Điền dữ liệu (fill)

Đây là thao tác cho phép ta sao chép một cách thông minh dữ liệu theo hàng hoặc cột.
Để thực hiện ta chọn vùng dữ liệu và di chuyển con trỏ chuột tới góc dưới cùng bên phải vùng chọn, con trỏ chuột sẽ biến đổi từ dạng dấu cộng rỗng sang dạng dấu cộng đặc, khi đó bạn giữ phím trái chuột và kéo để mở rộng vùng chọn theo một chiều dọc hoặc ngang

Tham chiếu dữ liệu ô (cell) và vùng chọn (range)

Trong Excel một đặc điểm quan trọng là việc xây dựng công thức là sử dụng tham chiếu tới các ô (cell) hay vùng chọn (range).
Khi xây dựng công thức ta có thể sử dụng kết hợp các tham chiếu tới cell hay range cùng các hàm (function) được Excel cung cấp sẵn – Trong thực tế có thể bạn sẽ gặp những function không phải có sẵn trong Excel mà muốn dùng ta cần cài đặt thêm các thành phần mở rộng (add-in)
Các tham chiếu tới cell hay range liên quan tới hai cách thức xác định địa chỉ cell và range khi tham chiếu, đó là địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.

Địa chỉ tương đối

Loại địa chỉ này sẽ bị thay đổi chỉ số cột (column), chỉ số dòng (row) (có thể thay đổi riêng lẻ hoặc cả hai chỉ số) khi ta thực hiện các thao tác sao chép (copy), cắt (cut) hoặc điền dữ liệu (fill) bằng cách kéo để mở rộng vùng chọn (từ đây viết tắt là copy/cut/fill) .
Chúng được định vị  bằng chỉ số cột và hàng
Ví dụ:
+ A7 - địa chỉ cell
+ C4:F18  - địa chỉ vùng chọn

Địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ dạng này sẽ giữ nguyên chỉ số khi thao tác copy/cut/fill.
Chúng được định vị bằng cách thêm ký tự $ vào trước mỗi chỉ số. Do đó, ta có thể có loại địa chỉ với từng chỉ số hàng hay cột là tuyệt đối, hoặc cả hai
Ví dụ:
+ $A$7  - địa chỉ tuyệt đối cell, khi công thức chứa tham chiếu, địa chỉ này thì nó sẽ bị cố định khi ta thực hiện copy/cut/fill
+ $A7  - địa chỉ tuyệt đối cột A, tương đối dòng 7, địa chỉ này sẽ luôn giữ cố định cột A, nhưng chỉ số dòng sẽ tăng/giảm với các thao tác copy/cut/fill tương ứng khi dịch xuống / dịch lên
+ $C10:$H24 - địa chỉ tuyệt đối vùng chọn cột C đến H cho các dòng dạng tương đối từ 10 đến 24, địa chỉ này sẽ luôn giữ cố định vùng chọn với cột C đến H, nhưng các chỉ số dòng sẽ bị tăng/giảm cho các thao tác copy/cut/fill tương ứng khi dịch xuống / dịch lên
Ghi chú: Có một ngoại lệ với các địa chỉ dạng tuyệt đối sẽ bị biến đổi giá trị khi ta thực hiện thao tác chèn (insert), xóa (delete) toàn bộ dòng hay cột hoặc di chuyển (move) vùng chọn.
vertical_align_top
share
Chat...